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Gestão de custos e redução de falhas: descubra como os sistemas e aplicativos podem ajudar

Gestão de custos e redução de falhas: descubra como os sistemas e aplicativos podem ajudar
02/09/2019

Nós utilizamos a tecnologia com tanta naturalidade que às vezes nos esquecemos como funcionavam os processos quando não existiam tantas facilidades. Automatizamos tarefas para facilitar a gestão de pessoal, controlar o fluxo financeiro, obter estatísticas e projeções sobre o negócio e muitas outras tarefas.

Mas será que você está aproveitando todas as possibilidades que a tecnologia proporciona? São tantas novidades que às vezes fica difícil acompanhar, não é mesmo? Por meio de aplicativos e softwares você já consegue reduzir falhas internas e realizar a gestão de custos da sua empresa. Pensando em te ajudar, reunimos informações sobre o tema neste artigo. Confira!

O que é gestão de custos?

Basicamente, a gestão de custos é o valor que a empresa gasta para elaborar produtos e/ou serviços. Estão inclusos os insumos, gastos com energia, transportes, mão de obra e compra de equipamentos. Até mesmo a compra do café para o escritório gera custos para a empresa e precisa ser levada em consideração.

Estes custos são determinantes para verificar o lucro real que a empresa obtém, mas muitas das organizações não possuem um controle eficiente sobre eles. As falhas dos processos trazem prejuízos e precisam ser acompanhadas de perto, uma vez que, quando se tornam frequentes, podem impactar na gestão de custos também.

Quais são as vantagens em realizar a gestão de custos?

Ainda em dúvida sobre aplicar a gestão de custos em sua empresa? Confira agora algumas vantagens que a sua empresa obterá ao utilizar essa estratégia:

  • Redução dos riscos do negócio: conhecer de fato os custos que a empresa tem ajuda a perceber quando ela está sendo lucrativa ou não. Afinal, do que adianta um faturamento alto se os custos são ainda maiores?
  • Precificação adequada: quando você consegue saber exatamente quanto a empresa lucra em cima de cada serviço ou produto, a precificação é feita com mais exatidão.
  • Redução de custos: visualizando os custos com mais exatidão é possível identificar os custos diários que muitas vezes passam despercebidos e, quando necessário, cortar os custos excessivos que podem impactar no financeiro da empresa.
  • Aumento dos lucros: se os custos desnecessários são eliminados, consequentemente os lucros aumentam. Mesmo porque, com menos despesas é possível voltar esses recursos para aumentar a produtividade e competitividade da organização.
  • Melhora da qualidade dos produtos e serviços: outra vantagem em utilizar o gerenciamento de custos na sua empresa é o fato de que você consegue verificar quais são os serviços ou produtos que mais agradam os clientes e desenvolver similares ou focar em expandi-los, utilizando estratégias que aumentem o nível de contentamento do seu público-alvo.

Além disso, gerenciar uma empresa sem ter controle sobre seus gastos é como andar no escuro e correr riscos que podem trazer sérios problemas.

Como analisar os custos ?

O primeiro passo para conseguir gerenciar os custos e diminuir as falhas que ocorrem na empresa é realizando uma análise detalhada dos processos. Calcule quanto a sua empresa gasta para realizar o funcionamento, inclua custos com:

  • Alugueis;
  • Contas de energia, água, telefone e internet;
  • Transporte;
  • Salários e remunerações;
  • Materiais de limpeza;
  • Materiais de utilização diária do escritório.

Estes são os principais, porém, como cada empresa também investe em ferramentas, equipamentos e outros custos de acordo com seu ramo de atuação, somente alguém que conhece todo o processo saberá estipular quais são todos os custos que precisam ser gerenciados.

O que fazer para reduzir as falhas?

Com relação às falhas, é preciso mapear o processo e identificar em quais etapas elas costumam ocorrer. Se as vendas não estão indo bem, por exemplo, podem estar ocorrendo falhas nos processos, seja na captação de clientes, no marketing ou no momento da venda.

Em indústrias, é preciso checar se na linha de produção existe algum gap que possa causar desperdício de insumos que aumentem os custos de produção — por ser necessário utilizar mais matéria-prima do que deveria.

Quais as soluções disponíveis?

Antigamente, o processo era feito manualmente, o que demandava pilhas de papel e muito trabalho. Depois surgiram alguns programas que facilitaram o processo e, agora, você pode contar com soluções em softwares e aplicativos que praticamente fazem tudo por você. Confira abaixo algumas das soluções disponíveis para otimizar seu processo interno.

Enterprise Resource Planning (ERP)

Você já deve ter ouvido falar e até talvez já utilize um ERP para gerenciar a sua empresa. Caso ainda não o faça, saiba que utilizá-lo pode deixar a rotina de seus processos muito mais eficiente e reduzir as falhas.

Por meio dele é possível controlar as planilhas financeiras, cálculos tributários, realizar a gestão de recursos humanos, vendas, estoque e compras. Tudo pode ser acessado em um lugar só e a atualização ocorre em tempo real. Ele ainda consegue auxiliar para que sejam previstas metas e cenários como valores a pagar e receber nos próximos meses, capital de giro disponível e escolher o melhor momento para realizar investimentos.

Lembra quando falamos acima sobre identificar as falhas no processo? Com o ERP você consegue obter informações para utilizar a análise de SWOT, que consiste em identificar as forças, oportunidades, fraquezas e ameaças da empresa.

Depois, basta corrigir essas falhas, valorizar os pontos positivos e otimizar cada vez mais as estratégias utilizadas. Imagine o quanto essa atitude pode contribuir para o seu negócio!

Customer Relationship Management (CRM)

Relacionado ao atendimento ao cliente, o CRM ajuda a monitorar informações diversas. Elas podem incluir: a quantidade que o cliente comprou, produtos e serviços adquiridos, frequência de compra, clientes inadimplentes e formas de pagamento que os clientes costumam preferir.

Com esses dados em mãos, a tendência é que a comunicação com o cliente seja otimizada, fazendo com que você atenda e até supere as expectativas dos clientes.

Armazenamento na nuvem

Armazenar diversos papeis e arquivos em gavetas, além de ter custos com espaço e conservação e organização da papelada, ainda pode prejudicar o funcionamento da empresa em casos de perda, roubo e incêndios.

Uma solução que já está sendo muito utilizada é a nuvem. Por meio dela, você consegue armazenar muitos documentos. Além disso, ela tem custos menores e é segura, portanto, você pode acessá-la em qualquer lugar que tenha um dispositivo com Internet.

Aplicativos

Provavelmente você utiliza diversos aplicativos em seu celular, seja o WhatsApp, Facebook, LinkedIn ou Skype. Eles ajudam a facilitar a comunicação, mas já existem aplicativos com uma infinidade de funções como facilitar o acesso a transporte, pedir comida, realizar pagamentos, armazenar arquivos de vídeo, texto, áudio ou imagem, entre outras funções.

Já imaginou contar com um aplicativo personalizado para auxiliar na gestão da sua empresa? Ele poderia facilitar a comunicação interna, monitorar as etapas dos processos de produção ao conectar-se com o ERP, além de muitas outras possibilidades.

Nem todas as empresas sabem, mas empresas de tecnologia que contam com desenvolvedores, programadores e outras funções relacionadas, podem criar aplicativos completamente personalizados. Por exemplo: se uma empresa tem problemas especificamente com seus fornecedores, ela pode experimentar utilizar um aplicativo para gerenciamento e comunicação e alinhar o processo da melhor maneira.

Sistemas personalizados

Assim como os aplicativos, os sistemas podem ser personalizados para atender a necessidades específicas da empresa, além de se conectarem ao ERP e para otimizar ainda mais a gestão interna. Aqui na Flatbox já atendemos diversas empresas e as ajudamos nesta tarefa. Um exemplo foi a Tristar (CVC), que precisava medir e acompanhar o atendimento ao cliente nos aeroportos.

Desenvolvemos um sistema web suportado por um aplicativo híbrido e, o processo que antes era feito em papel, agora é automatizado. O sistema mede em tempo real os atendimentos, conseguindo monitorar passageiros atendidos, problemas e origem desses problemas.

Este é apenas um exemplo de como os sistemas e aplicativos podem facilitar a gestão de custos e reduzir as falhas dos processos. Quando se tem à disposição um time de desenvolvimento capacitado, é possível facilitar os processos internos e automatizá-los, ainda que eles sejam muito específicos.

Me interessei por uma dessas soluções, e agora?

Agora que você já sabe como os sistemas e aplicativos podem otimizar a gestão de custos e reduzir as falhas na sua empresa, basta planejar e implantar as mudanças. E se você se interessou por aplicativos e sistemas empresariais personalizados, pode contar com a gente.

Na Flatbox contamos com um time de desenvolvimento in house capacitado para criar a melhor solução para a sua empresa. Entre em contato e descubra como podemos ajudá-lo!