Blog

Fluxograma: o que é, para que serve e como criar um?

Fluxograma: o que é, para que serve e como criar um?
20/09/2019

Os fluxogramas são excelentes ferramentas para mapear processos, entender como ocorrem e otimizá-los para que possam ser mais eficientes e gerar resultados melhores para as empresas.

Embora ele seja muito vantajoso, nem todas as empresas os utilizam, muitas vezes por não conhecê-lo. Sabendo disso, nós criamos este conteúdo onde esclareceremos o que é um fluxograma, como criar um e como ele pode ajudar a sua empresa. Continue a leitura e confira!

O que é um fluxograma?

O fluxograma é um mapa visual em que são apontados eventos, passos de processos e decisões que são geradas em cada etapa. Ele possibilita a visualização de um conjunto de atividades padronizadas e tem como finalidade tornar estas atividades mais fáceis de analisar, verificando os erros que podem ser corrigidos e pontos que podem ser melhorados.

Existem diferentes tipos de fluxogramas, entre eles estão os simples, verticais, descritivos e multifuncionais, sendo este último o mais utilizado. Compreenda melhor cada um destes tipos abaixo.

Fluxograma Simples

Apresenta uma estrutura de etapas em sequências por meio de um gráfico. Não utiliza simbologias para identificar as operações, sendo mais simples de montar e interpretar. Costuma ser aplicado para atividades gerais menos complexas.

Fluxograma vertical

Ao contrário do anterior, este tipo de fluxograma já apresenta simbologias para proporcionar uma leitura mais técnica das etapas inseridas em sequências. Porém, ele se mantém simples para ser aplicados em atividades que precisam de maior facilidade de leitura.

Fluxograma Descritivo

Como o nome já indica, este tipo de fluxograma descreve as atividades dos módulos. Pode ser usado para indicar etapas da rotina de trabalho passo a passo para facilitar a leitura e a compreensão.

Fluxograma Multifuncional

O mais utilizado dentre eles é, sem dúvidas, o fluxograma multifuncional. Ele permite uma visão global do processo, apontando as sequências com início e fim determinados. Utilizam simbologia e podem ter diversas funções, sendo o mais completo, embora o mais complexo de interpretar também.

Para que ele serve?

O fluxograma faz com que haja uma visão muito mais ampla do fluxo de trabalho e, com isso, podem ser observados minuciosamente os detalhes. Com essas observações, fica muito mais fácil aperfeiçoar e otimizar cada um deles, verificando se há alguma atividade redundante, algo que possa ser retirado ou que faz mais sentido anexado em outra etapa.

Também é mais simples visualizar a necessidade de realocação ou contratação de profissionais para a equipe interna, de maneira que o processo possa ser realizado mais facilmente e as falhas sejam evitadas.

Quais são as vantagens em adotá-lo?

No final, as empresas podem obter benefícios como redução de custos, agilidade nos processos, otimização do uso da mão de obra e dos recursos, além de tornar o trabalho mais dinâmico e eficiente.

Outra vantagem que é importante ressaltar, é o fato de que, por ser visual, o fluxograma é mais fácil de compreender, além de ser atrativo. Com isso, ao invés de ler inúmeros documentos para lembrar o próximo passo do processo (o que muitas vezes nem é feito), os colaboradores podem simplesmente observá-lo por meio de um gráfico mais claro e objetivo.

Ele também é mais fácil de memorizar e assimilar, fazendo com que, mesmo um colaborador que tenha acabado de iniciar na empresa, possa compreender as etapas do serviço com mais rapidez.

Inclusive, o fluxograma permite uma otimização na comunicação interna, uma vez que fica mais evidente a participação de cada área dentro do processo, fazendo com que a troca de informações seja mais exata e eficiente.

Como criar um fluxograma para a minha empresa?

Se você se interessou pelo fluxograma e deseja implantá-lo em sua empresa, precisa arregaçar as mangas e iniciar um planejamento, além de uma análise aprofundada dos processos. Para isso, devem ser seguidas algumas etapas, veja:

  1. Identificação de início e fim dos processos.
  2. Mapeamento do caminho que o processo leva para sair deste início e chegar ao fim, incluindo as decisões, possibilidades e ordem das tarefas.
  3. Construção do fluxograma com as informações coletadas.
  4. Análise de oportunidades de melhorias e otimizações que possam facilitar o processo.
  5. Reconstrução do fluxograma.
  6. Implantação das possíveis alterações do processo e divulgação do fluxograma para os colaboradores.

Vale ressaltar, que o fluxograma pode ser alterado caso sejam notadas possíveis oportunidades de melhorias. Quando são implantados novos processos que afetem os que já estão documentados, ele deve ser reestruturado e redistribuído, pois em cada mudança podem surgir necessidades e oportunidades de otimização.

Agora que você já sabe como montar seu fluxograma, vai gostar de saber que há outra maneira de otimizar ainda mais os processos internos na sua empresa: os sistemas e aplicativos. Confira agora como eles podem ajudar na gestão de custos e redução de falhas!

Receba nossa newsletter